Cara Membuka Fail CSV atau Tab-Delimited dalam Excel Menggunakan “Get External Data”

CSV (Nilai Dipisahkan Koma) dan fail yang dipisahkan tab biasanya digunakan untuk mengeksport dan berkongsi data antara sistem. Sama ada daripada perisian perakaunan anda, sistem HR atau platform e-dagang, kemungkinan besar anda akan menemui salah satu daripada fail ini. Membukanya dengan betul dalam Excel membantu memastikan data kekal bersih dan boleh digunakan.

Dalam artikel ini, kami akan membimbing anda melalui cara mengimport CSV atau fail yang dibataskan tab ke dalam Excel menggunakan fungsi Get External Data—dan perkara yang perlu dilakukan jika anda menggunakan versi Excel yang lebih lama.

Bilakah “Get External Data” Diperkenalkan?

Fungsi Get External Data telah tersedia sejak Excel 2007, tetapi penampilan dan lokasinya berkembang selama bertahun-tahun.

• Excel 2007 & 2010: Ditemui di bawah tab Data, dilabelkan sebagai “Get External Data”.
• Excel 2013 & kemudian: Ia berkembang menjadi kumpulan Dapatkan & Transform Data dengan pengenalan Power Query .
• Excel 2016 dan seterusnya: Power Query disepadukan secara lalai dan “Get External Data” menjadi sebahagian daripada butang Get Data.

Langkah demi Langkah: Membuka Fail CSV atau Tab-Delimited Menggunakan “Get External Data” (Excel 2016 dan lebih baru)

1. Buka Excel dan pergi ke tab Data.
2. Klik Get Data > FromFile > From Text/CSV.
3. Semak imbas dan pilih fail csv atau txt anda dan klik Import.
4. Excel akan melihat kandungannya. Di sini anda boleh:
   • Semak sama ada pembatas dikesan dengan betul (cth koma, tab).
   • Tukar jenis data (cth, pastikan tarikh atau nombor diformat dengan betul).
   • Pilih Muatkan untuk mengimport terus ke dalam Excel.
   • Atau pilih Transform Data untuk membuka Power Query Editor untuk pembersihan yang lebih mendalam.
5. Data anda akan muncul dalam hamparan sebagai jadual, sedia untuk digunakan!

Bagaimana pula dengan Excel 2010 atau Terdahulu?

Jika anda menggunakan Excel 2010 atau 2007, ciri Power Query tidak terbina dalam, tetapi anda masih boleh mengimport data menggunakan langkah klasik:

Untuk Fail CSV:

1. Pergi ke tab Data.
2. Klik pada From Text dalam kumpulan Get External Data.
3. Semak imbas dan pilih fail csv.
4. Text Import Wizard dibuka:
   • Langkah 1: Pilih Delimited > Klik Next.
   • Langkah 2: Pilih Comma sebagai pembatas (atau Tab untuk fail yang dipisahkan tab).
   • Langkah 3: Tetapkan format data lajur jika perlu > Klik Finish.
5. Pilih tempat untuk meletakkan data dalam lembaran kerja anda.

Untuk Fail Tab-Delimited:

Ikuti langkah yang sama, tetapi dalam Langkah 2 wizard, pilih Tab sebagai pembatas.

Excel untuk Pengguna Mac

Dalam Excel untuk Mac:

• Gunakan Data > Get External Data > From Text dalam versi lama.
• Atau dalam versi yang lebih baharu (Office 365 untuk Mac), pergi ke Data > Get Data > From Text/CSV.

Petua Bonus: Muat Semula Data Secara Automatik

Setelah diimport melalui “Get Data”, anda boleh memuat semula data dengan hanya satu klik apabila fail sumber dikemas kini:

• Klik kanan jadual yang diimport > Refresh.
• Atau gunakan anak tetingkap Queries & Connections.

Mengapa Gunakan “Get External Data” Daripada Hanya Membuka Fail?

Membuka fail CSV terus dalam Excel mungkin berfungsi, tetapi:

• Excel mungkin memformat data anda secara automatik (cth menukar nombor panjang kepada format saintifik).
• Anda kehilangan kawalan ke atas tetapan pembatas.
• Ia tidak begitu fleksibel untuk membersihkan atau mengimport semula data yang dikemas kini.

Menggunakan Get External Data memastikan data anda dikendalikan mengikut cara yang anda mahukan.

Fikiran Akhir

Sama ada anda menyelaraskan data bank, memuat naik urus niaga jualan atau bekerja dengan laporan yang dieksport, mengetahui cara membawa masuk fail CSV atau yang dibataskan tab dengan betul boleh menjimatkan masa dan mengurangkan ralat.

Dengan Excel 2016 dan lebih baharu, alatan Get & Transform Data menjadikannya lebih mudah dan lebih berkuasa berbanding sebelum ini. Tetapi walaupun dalam versi yang lebih lama, Text Import Wizard masih menyelesaikan tugas.